co-diaryを読んでいただきありがとうございます。
筆者coは、これまで経理・会計に10年携わってきました。
現在はフリーランスとして活動しており、そのサービスの一つ記帳代行、経営コンサルサービスがあります。
確定申告・決算書作成のお手伝いだけでなく、今後の事業展開に合わせて自分の経験と知識を元に会社のためになる提案やお手伝いをする事が強みです。
今回は経理部に配属された方が、どんな準備をしたらよいのかをご紹介していきたいと思います。是非モチベーションのあがるあなたのデスク回りづくりの参考にしてみてください。
業務効率の改良を重ねる中で、経理で使用するデスク周りの道具にもこだわりが出てきました。万人に利用てきる普遍的でかつ経理的な視点で選んだものばかりなので参考になれば幸いです。
経理部に配属されたら電卓を準備
経理に配属されたら、なんといっても電卓が必要ですね。これから１０年以上も経理をやるぞという方も、うっかり経理に配属されたと落ち込んでいる方もとりあえず電卓は用意しておきましょう。
経理の電卓として使いやすい条件
・電卓が手の大きさにあっている
・キーが打ってみて打ちやすい打感
・パネル表示が見やすい
店頭で使って見て、手に馴染むモノ基本的にはおすすめです。ただ、デザイン的に納得がいかないようなら他を探してみるモノ手です。毎日触るモノなので気に入ったモノがいいですね。
もっとも、私はシャープの安い電卓を６年くらいメインで使っていました。壊れた後も廃盤になりかけでリピート買いをしました。
シャープかカシオ問題
この、いかにも経理らしい論争ですが、自分はかなり興味がない方でした。苦笑。結論どっちでもいいと思います。
ちなみに自分はシャープ派です。理由は最初に使って慣れた電卓がシャープだったからとうだけです。厳密には、機能が違ってくるので慣れてくるとその機能がないと困るため他社が使いづらいと感じるだけです。
経理の電卓としてほしい最低限の機能「早打」
経理を１０年やっていて必須と思うのはこの「早打ち」機能だけです。それ以外にも便利な機能はありますが、最低限これがあれば仕事ができるくらいが経理マンとしての心構えくらいに。苦笑。
あったら嬉しいプラスαの機能
仕事をする環境にあわせて、あったら嬉しい機能があります。
１２桁表示できる
普段は困らないけど、たまーにないと困りますね。大きな金額が頻繁に動くようであれば必須でしょうか。もっともこだわらなくても最近の電卓は大体１２桁が多いです。
静音設計
これは、デスク環境で周りに気を使うようであれば選びましょう。簿記の勉強などもするようであれば静かな方が図書館などでも気兼ねなく打てるのでおすすめですね。
税込・税抜ボタン
基本的には、本職系の税理士とかはあえて使わない印象ですね。私は使います。笑。
楽なので、ただ実務をしてくると設定した税率以外も計算する事があるので、このボタンに慣れても手打ちで消費税計算をする場面は多々あります。おまけ程度に考えましょう。
本体の軽さ
自分は、経理という仕事をする中で財務の分野で仕事をするようになると会議や金融機関との打ち合わせなど、商談をながら出先で電卓を使う場面が出てきます。そういった時には、軽い電卓が便利です。薄くストレートになるタイプの方が、バックでもかさばりませんね。
こちらの電卓は軽量、早打ち、１２桁をクリアしていてmacとの相性のいいシンプルでおしゃれで愛用しています。
シャチハタはワンタッチキャップ９
事務仕事では、シャチハタを押す機会も多いものです。
キャップをなくしたり、そもそも、都度キャップを取り外すのが面倒だなと感じていてこれを使ったら便利でそれ以来ずっと使っています。
キャップの取り外し不要で、そのまま印鑑を押せるのが最大の魅力ですね。
連続で押すときにはワンタッチキャップも取れるので便利です。
シャチハタのフタが邪魔ならワンタッチキャップレス９
ボールペンはジェットスリーム
経理の事務作業から打ち合わせまでをマルチにこなす１本を持とう
経理実務をこなす中で、数字をチェックしたり作業を終えた印をつけたりします。これは、共同で仕事をする人へのメッセージにもなりますし、後で不具合が起きた時に自分で確認をするためにも重要な行為です。このチェックをしっかりと入れて作業ができる人は正確な経理事務作業ができる可能性が高いです。
自分は以下のように使い分けていました。
・作業チェックはシャープペン
・税務調査の対象資料への記入は、黒の油性ボールペン
・打ち合わせで重要なチェックなどは赤ボールペン
と使い分けていました。
特に、シャープペンと油性ボールペンの使い分けの頻度が多く別々にペンを使い分けていると資料などの下に隠れたり、ペンがデスクの上に散らばったりと、作業がしづらく
ジェットストリームを利用してから、これに落ち着きました。ダイレクトに使いたいペンを出せる点がいいです。
品の良いデザインでかしこまった席で使うにも適しています。
それでいて価格もリーズナルなので万能でライバルがいまのところ見あたらない商品ですね。
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油性ボールペンと書いているのには理由があって、
消せるボールペンがダメな理由
消せるボールペンで書いた文字は、真夏の車のダッシュボードにおいておくと消えてしまいます。
消せるボールペンの構造は、加熱により透明のインクに変化する構造だからです。
消えたしまったボールペンは、冷凍庫に入れておくと復活することができますが、修正で消した文字も全て復活しますし、完全に綺麗な状態では復活しないようです。
緊急の対応用といったところです。
税務調査の対象保管資料の保存期間は７年間です。暗所でダンボールに入れておくことおすすめしますが、それでも熱に晒される危険はゼロではありません。
必要な情報が読み取れなくて、税務調査で誤解を生むリスクを避けるためにも油性ボールペンをおすすめします。
証憑綴りはスティックのりがおすすめ
作業効率を考えて、速乾性の高いスティックタイプがおすすめです。
また、領収書などをスクラップブックなどに添付する際に、ノリ付けを多用します。セロハンテープでもつきますが、７年保管の間に朽ちて剥がれる危険がありおすすめできません。
消えいろピットが、糊付けした部分が目視できて便利です。
ホチキスはたくさん閉じれると◎
わざわざ買い換える必要はありません。持っているホチキスを使いましょう。
ただ、
この商品は、３４枚まで閉じれるので便利です。
会議資料など、部数の多い製本作業などが予想される方にはおすすめです。
ハリをストックできるので、芯を入れ替える作業も減ります。
クリップは仮止めと心得る
・クリップはあくまで仮止めのものをわきまえる
社内の備品にあると思いますので、自分のデスクですぐ使えるよう少し寄せておきましょう。
クリップは、人に説明する資料をまとめたり、一時的な整理に使うというルールがおすすめです。
重ねると、無意識的に取れるため保管資料の整理には不完全です。
・経理資料の整理には使わない
過去にクリップでもいいかと整理した資料で、クリップが取れたり、整理した区別がつきづらくなり無駄な時間を使った苦い思い出があります。それ以来、納得をして経理資料には基本使わないという方向で私はやっていました。
カッターで開封作業を
・請求書をいちはやく開封しよう
請求書からどんな経理処理が発生するのか開封前にイメージできるようになったら経理事務作業はもっと早くなります。全体の流れをイメージして開封作業からタスク別に分けるまでを一つの流れで完結するといいですよ。
ペーパーナイフでなくてもカッターを用意しておけばちょっとした梱包の開封などにも重宝しますね。
カッティングなどプロも使うこのタイプは、細かな作業もしやすい設計です。カッターは長く使えるので飽きのこない良いものがおすすめです。
付箋で時短、ミスを減らせる
選別で経理作業は効率化できる
ちょっとした疑問が多くわくのも、経理事務作業の特徴です。
作業自体はできたけど、ちょっと上司にここを確認しておきたい。ちょっと不安だな。など
その都度、止まっていては作業効率が落ちるので、付箋を貼って質問事項、確認事項をまとめておきましょう。
上司にあったらすぐに質問できるので探す時間をなくせますね。
膨大な項目のある資料にはラベルをつける
頻繁に開くことがある膨大な項目数の資料は、ラベルを貼ってしまいましょう。
決算資料の勘定科目別に整理するなども効果的です。他にもなれるまでは、決算資料の中にどんな資料がどんな順番で入っているのかもわからなかったりします。
ラベルを貼って、繰り返し引いて利用することで決算全体の構造が掴めてきますよ。
メモ帳は電話の横に置く
デスクの電話横にいつもメモ帳を置いておき、電話でのメモや、他部所との口頭のやりとりがあった際に使っていました。最も、消耗品的な使い方です。使用頻度も高いためなんでもいいかなと思います。
ノートは１冊用意して置く
仕事を覚えるにあたり、経理部の仕事のメモは１冊のノートに記録するのがおすすめです。
手順や作業工程などを覚える事があるので、フローなどをわかりやすくメモしこのあたりは上司に繰り返し聞かないくらいのモチベーションで臨むとベストですね。
このノートは２つ折りができるのでデスクを広く使えます。バインダー部分が金属じゃないので手が痛くないです。
手帳は手書きを持とう
ビジネスマンとしての常識かもしれませんが、経理部であっても手帳はあった方がいいです。
デスクワークが中心なので、使いやすい好みのものでいいと思います。
ウィークリーであれば週単位で予定や目標が立てやすく会社勤め向きだと思います。
時間効率を目指すならバーチカルタイプもおすすめです。自分の作業を時間単位で意識できますよ。
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スケジュールソフトは併用しよう
今は、パソコンとスマホで同期したスケジュールを使っている方も多いと思います。また、会社では社内ネットワークのスケジュールを利用という場合もあるかと思います。
どちらも便利で、私も使っています。ただ、プロジェクトの管理や時間や日数の累計などができないため手書きの手帳を併用していました。
また、スマホと同期していない社内ネットワークなどは、デスクじゃないところでスケジュールを変更する必要があったときにも手帳があるとやはり便利です。
ウィークリータイプであれば今週これを何時間やったかなど手書きですぐに管理ができます。
デスク周りの整理
社会人の基本ですが、ベテランで仕事ができる人でも汚い人は汚いと学びましたが、自分は綺麗な方がミスも減るし気持ちよく仕事ができるので整理する事をおすすめします。机が汚いと周りの人もいやですよね。
デスクトップの整理
デスクトップに、アイコンが埋め尽くされている人で仕事ができる人は正直少ないように感じました。不要なファイルは削除、保存が必要なものは分類してフォルダへ、この管理は経理で仕事が行う上で基本的ですが重要な能力に感じます。
エクセルの活用
スケジュールなどで煩雑になってきたら、エクセルで工程管理をするのもおすすめです。
新規のプロジェクトなどは、エクセルで行っていました。複数の業者とやりとりをした経過を記録したり、期限がある複数の工程を管理するにはおすすめです。
ここぞのオリジナルで作った資料提案にもエクセルでの能力は身につけておきたいものです。
タスク管理はメモアプリが便利
メモアプリをデスクトップに常駐させる事で付箋とメモ帳の利用が減りました。
タスク管理として便利です。
□を未了
◇を途中
■を完了
でルールを決めてマークで経過を管理をしていました。
まとめ
経理部に配属されたら準備する１５のモノをご紹介させていただきました。経理の経験を通して必要だと思うものをまとめて見ました。経理関係の記事は引き続き書いていきたいと思います。是非、参考にして見てください。
