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【経理のツボ】考えると悩むは違うシンプルに生きるための思考整理方法

シンプルに生きる重要性を感じています。

経理に配属された方は、覚える事がたくさんで優先順位をつけたり整理するのも一苦労ですよね?

気がつくと、悩んで時間をつかってしまっていたり…

私も、よくありました。
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【2018年度版】経理部に配属されたら準備すべき16のモノ

co-diaryを読んでいただきありがとうございます。

筆者coは、これまで経理・会計に10年携わってきました。
現在はフリーランスとして活動しており、そのサービスの一つ記帳代行、経営コンサルサービスがあります。

確定申告・決算書作成のお手伝いだけでなく、今後の事業展開に合わせて自分の経験と知識を元に会社のためになる提案やお手伝いをする事が強みです。

今回は経理部に配属された方が、どんな準備をしたらよいのかをご紹介していきたいと思います。是非モチベーションのあがるあなたのデスク回りづくりの参考にしてみてください。

業務効率の改良を重ねる中で、経理で使用するデスク周りの道具にもこだわりが出てきました。万人に利用てきる普遍的でかつ経理的な視点で選んだものばかりなので参考になれば幸いです。

経理部に配属されたら電卓を準備

経理に配属されたら、なんといっても電卓が必要ですね。これから10年以上も経理をやるぞという方も、うっかり経理に配属されたと落ち込んでいる方もとりあえず電卓は用意しておきましょう。

経理の電卓として使いやすい条件

・電卓が手の大きさにあっている
・キーが打ってみて打ちやすい打感
・パネル表示が見やすい

店頭で使って見て、手に馴染むモノ基本的にはおすすめです。ただ、デザイン的に納得がいかないようなら他を探してみるモノ手です。毎日触るモノなので気に入ったモノがいいですね。

もっとも、私はシャープの安い電卓を6年くらいメインで使っていました。壊れた後も廃盤になりかけでリピート買いをしました。

シャープかカシオ問題

この、いかにも経理らしい論争ですが、自分はかなり興味がない方でした。苦笑。結論どっちでもいいと思います

ちなみに自分はシャープ派です。理由は最初に使って慣れた電卓がシャープだったからとうだけです。厳密には、機能が違ってくるので慣れてくるとその機能がないと困るため他社が使いづらいと感じるだけです。

経理の電卓としてほしい最低限の機能「早打」

経理を10年やっていて必須と思うのはこの「早打ち」機能だけです。それ以外にも便利な機能はありますが、最低限これがあれば仕事ができるくらいが経理マンとしての心構えくらいに。苦笑。

あったら嬉しいプラスαの機能

仕事をする環境にあわせて、あったら嬉しい機能があります。

12桁表示できる

普段は困らないけど、たまーにないと困りますね。大きな金額が頻繁に動くようであれば必須でしょうか。もっともこだわらなくても最近の電卓は大体12桁が多いです。

静音設計

これは、デスク環境で周りに気を使うようであれば選びましょう。簿記の勉強などもするようであれば静かな方が図書館などでも気兼ねなく打てるのでおすすめですね。

税込・税抜ボタン

基本的には、本職系の税理士とかはあえて使わない印象ですね。私は使います。笑。
楽なので、ただ実務をしてくると設定した税率以外も計算する事があるので、このボタンに慣れても手打ちで消費税計算をする場面は多々あります。おまけ程度に考えましょう。

本体の軽さ

自分は、経理という仕事をする中で財務の分野で仕事をするようになると会議や金融機関との打ち合わせなど、商談をながら出先で電卓を使う場面が出てきます。そういった時には、軽い電卓が便利です。薄くストレートになるタイプの方が、バックでもかさばりませんね。

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こちらの電卓は軽量、早打ち、12桁をクリアしていてmacとの相性のいいシンプルでおしゃれで愛用しています。

シャチハタはワンタッチキャップ9

事務仕事では、シャチハタを押す機会も多いものです。
キャップをなくしたり、そもそも、都度キャップを取り外すのが面倒だなと感じていてこれを使ったら便利でそれ以来ずっと使っています。

キャップの取り外し不要で、そのまま印鑑を押せるのが最大の魅力ですね。

連続で押すときにはワンタッチキャップも取れるので便利です。

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シャチハタのフタが邪魔ならワンタッチキャップレス9

ボールペンはジェットスリーム

経理の事務作業から打ち合わせまでをマルチにこなす1本を持とう

経理実務をこなす中で、数字をチェックしたり作業を終えた印をつけたりします。これは、共同で仕事をする人へのメッセージにもなりますし、後で不具合が起きた時に自分で確認をするためにも重要な行為です。このチェックをしっかりと入れて作業ができる人は正確な経理事務作業ができる可能性が高いです。

自分は以下のように使い分けていました。

・作業チェックはシャープペン
・税務調査の対象資料への記入は、黒の油性ボールペン
・打ち合わせで重要なチェックなどは赤ボールペン

と使い分けていました。
特に、シャープペンと油性ボールペンの使い分けの頻度が多く別々にペンを使い分けていると資料などの下に隠れたり、ペンがデスクの上に散らばったりと、作業がしづらく

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ジェットストリームを利用してから、これに落ち着きました。ダイレクトに使いたいペンを出せる点がいいです。
品の良いデザインでかしこまった席で使うにも適しています。
それでいて価格もリーズナルなので万能でライバルがいまのところ見あたらない商品ですね。

A5システム手帳おすすめ3つの理由!とジェットストリームの組み合わせ

油性ボールペンと書いているのには理由があって、

消せるボールペンがダメな理由

消せるボールペンで書いた文字は、真夏の車のダッシュボードにおいておくと消えてしまいます
消せるボールペンの構造は、加熱により透明のインクに変化する構造だからです。
消えたしまったボールペンは、冷凍庫に入れておくと復活することができますが、修正で消した文字も全て復活しますし、完全に綺麗な状態では復活しないようです。
緊急の対応用といったところです。
税務調査の対象保管資料の保存期間は7年間です。暗所でダンボールに入れておくことおすすめしますが、それでも熱に晒される危険はゼロではありません。
必要な情報が読み取れなくて、税務調査で誤解を生むリスクを避けるためにも油性ボールペンをおすすめします。

証憑綴りはスティックのりがおすすめ

作業効率を考えて、速乾性の高いスティックタイプがおすすめです。
また、領収書などをスクラップブックなどに添付する際に、ノリ付けを多用します。セロハンテープでもつきますが、7年保管の間に朽ちて剥がれる危険がありおすすめできません。
消えいろピットが、糊付けした部分が目視できて便利です。

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ホチキスはたくさん閉じれると◎

わざわざ買い換える必要はありません。持っているホチキスを使いましょう。
ただ、
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この商品は、34枚まで閉じれるので便利です。
会議資料など、部数の多い製本作業などが予想される方にはおすすめです。
ハリをストックできるので、芯を入れ替える作業も減ります。

クリップは仮止めと心得る

・クリップはあくまで仮止めのものをわきまえる
社内の備品にあると思いますので、自分のデスクですぐ使えるよう少し寄せておきましょう。
クリップは、人に説明する資料をまとめたり、一時的な整理に使うというルールがおすすめです。
重ねると、無意識的に取れるため保管資料の整理には不完全です。
・経理資料の整理には使わない
過去にクリップでもいいかと整理した資料で、クリップが取れたり、整理した区別がつきづらくなり無駄な時間を使った苦い思い出があります。それ以来、納得をして経理資料には基本使わないという方向で私はやっていました。

カッターで開封作業を

・請求書をいちはやく開封しよう
請求書からどんな経理処理が発生するのか開封前にイメージできるようになったら経理事務作業はもっと早くなります。全体の流れをイメージして開封作業からタスク別に分けるまでを一つの流れで完結するといいですよ。

ペーパーナイフでなくてもカッターを用意しておけばちょっとした梱包の開封などにも重宝しますね。

カッティングなどプロも使うこのタイプは、細かな作業もしやすい設計です。カッターは長く使えるので飽きのこない良いものがおすすめです。

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付箋で時短、ミスを減らせる

選別で経理作業は効率化できる

ちょっとした疑問が多くわくのも、経理事務作業の特徴です。
作業自体はできたけど、ちょっと上司にここを確認しておきたい。ちょっと不安だな。など
その都度、止まっていては作業効率が落ちるので、付箋を貼って質問事項、確認事項をまとめておきましょう
上司にあったらすぐに質問できるので探す時間をなくせますね。

膨大な項目のある資料にはラベルをつける

頻繁に開くことがある膨大な項目数の資料は、ラベルを貼ってしまいましょう。
決算資料の勘定科目別に整理するなども効果的です。他にもなれるまでは、決算資料の中にどんな資料がどんな順番で入っているのかもわからなかったりします。
ラベルを貼って、繰り返し引いて利用することで決算全体の構造が掴めてきますよ。

メモ帳は電話の横に置く

デスクの電話横にいつもメモ帳を置いておき、電話でのメモや、他部所との口頭のやりとりがあった際に使っていました。最も、消耗品的な使い方です。使用頻度も高いためなんでもいいかなと思います。

ノートは1冊用意して置く

仕事を覚えるにあたり、経理部の仕事のメモは1冊のノートに記録するのがおすすめです。

手順や作業工程などを覚える事があるので、フローなどをわかりやすくメモしこのあたりは上司に繰り返し聞かないくらいのモチベーションで臨むとベストですね。

このノートは2つ折りができるのでデスクを広く使えます。バインダー部分が金属じゃないので手が痛くないです。

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仕事を自分の力で覚えようという気持ちは素晴らしいですが、気負いすぎて息切れしてはつらくなってしまいます。

私は、悩みをシンプルにする思考方法で経営課題と自分の課題をわける方法を徹底して考える事に集中する事にしていましたよ。

【2018年更新】シンプルに生きる。考えると悩むの違い。 read more

シャチハタのフタが邪魔ならワンタッチキャップレス9

自分は、3年ほど前からワンタッチ式のシャチハタキャップレス9をずっと使っていました。押す機会の多い仕事の方にはほんとおすすめ。フタとなくす心配がないのがいいです。

 

押印時に、自動で開閉してくれるので、フタがないけど乾燥もしないという感じです。

一般のモノより少しだけ太いでしょうか。ペンケースに入れて持ち運んでいますがインク漏れをしたことはないです。印面にインクを塗布してインク補充するタイプなのも、インク漏れしくいのだと思います。

あと、押印字に少し「カッシャン」という蓋が開いてからスタンプされるので力がいります。

インク補充は、フタと外して、印面にインクを付けて乾かす感じです。

母がほしいということだったのでいつもの、Amazonで注文することに

備考で名前や字体を入力と、、、ふむふむ

「お買い上げありがとうございました。」

あ、、

入力してないのに、確定してしまった。

ちょっと焦るもよく読むと、入力しない場合はAmazonの購入者情報からの作成になるとのこと

親子ですからね、苗字同じ、結果オーライ汗

2、3日で東北地方でも届きました。

Amazonとシャチハタ9の組み合わせが便利でびっくりです。

珍しい苗字の方やワンタッチが欲しい方は使わない手はない商品かと思います。

 

 

【2018年度更新】経理部目線で選ぶデスクワークの5つ道具。1000円以下で便利文房具。

奥にスライムが見えてますが、、、いたって真面目な記事です。今回は、デスワーク主にパソコンと紙両方つかう自分の買ってよかった道具をご紹介してみたいと思います。1,000円以下で買える道具で、デスクワークの作業性をよくしてくれた道具を紹介していきたいと思います。道具って使う用途でベストなモノが違うと思うのでデメリットになりうる部分も書いてみました。

シャチハタ キャップレス9

これは、使ってから4年ほどになります、キャップレスシャチハタです。一般的なものより少しだけ太いかなという感じ。上部にストラップもつけられるので、立ち仕事で使う人にもよいと思います。自分はペンケースに入れてデスクで出先で使用します。4文字入れてフルネームで使用しています。今回これが、なおさらいいなと思ったのがAmazonでの購入です。母が欲しいということで、Amazonで注文すると備考欄に名前を書くようにとありましたが、うっかり購入までいってしまいました。あ、しまったと思いましたがよく読むと、指示がない場合はAmazon登録者の名字で作るとのこと。結果オーライでした。というか便利ですね。自分は当時、他で購入したので登録とか一応作業があったので。プレゼントにも自分用にもいいですよ。

ぐっと押すとバネ感触があり、開きます。

もちょっと押すと、「カシャン」という感じで押印できます。フタをなくしたくない人にはいいですね。ただ、連続でたくさん押すので、押印の感覚が楽なのがいいという作業の場合はノーマルのほうがいいかと思います。あと、サイズ的に細いモノが好みの場合のノーマルがいいかと思います。サッと取り出しで、バシッと押してペンケースにポイっと戻せるので自分は作業性が上がりました。

マックス ホッチキス サクリフラット 32枚とじ

こちらは、ホッチキスです。ホチキスって一度買うとしばらく壊れない。長いお付き合いな文具に思います。自分もそうでした。なんとく、学生時代にコンビニでかったモノをずっと使っていました。ただ、結構な厚みのモノを閉じる機会が増え、出先や替え芯の交換が頻繁になり、使いやすいのがいいなぁと。探してみると、見た目は往年のホッチキスですが、相当進化しています。まずは、商品名通り、32枚までいけます。そして、構造に工夫があるようで、力がさほどいりません。なんなら普通のホッチキスより軽いです。以外と、ホッチキスってこれくらいいけるよなって思ってやると裏切られる事がありますが、これは頑張ってくれます。閉じた裏面の針もフラットになるのが実用的です。

背面に見えているケースに替え芯が見えます。2つ入るんです。さらに、、、

中にも2つ替え芯が入ります合計で4つ入るので、替え芯の交換頻度がかなり減ります。替え芯を気にする時間が減ってこれも、作業性があがったと感じました。ただ、黄色芯を入れるところがありますが、2個入れらる構造を実現するためでしょうか、つなぎが透明のフィルムのような素材でできています。普通のホチキスならバネとかだと思います。使用して8カ月ほどでフィルムが伸びたり、へたる様子はないですが、耐久性はどうなのかなっとちょっと心配に思います。

ロジクール ワイヤレス ミニマウスM187BK

USBに差し込む小さい端子がセットのミニマウスです。基本的に操作はキーボードを使うのが好みですがソフトの性質上、マウスありきなモノがあるので持っています。出先でも邪魔にならないサイズでバックに入れやすい。あとワイヤレスはいいです。配線をいちいちよけながら作業するって意外と、作業効率の邪魔です。集中を妨げるってことで、安価でコンパクト配線がないと作業スペースも確保できます。それでも極端なサイズでないので、自分は一日PC作業をする時でもマウスはこれでいけます。電池も単四1本でいけるので、軽いのもいいです。マウスの多機能性や、マウスメイン作業で少しでも疲れの軽減効果のあるものがいいという場合は、向かない商品ですね。

ジェットストリーム 4&1

以前も紹介させていただいたジェットストリーム。いまは、フィリクションとかも勢いがあるようですが、証拠力の求めれらる仕事などでは、熱で消えてしまうフリクションではダメな事も。自分は、両方もっていますが仕事はこれです。また、替え芯を0.7にしています。0.5のリフィルで何度か、インク詰まりを経験しました。使い切る前に書けなくなってしまう。0.7だとその率が低いように思います。また、0.7の方がなめらかな書き味です。シャーペン、黒、赤、青、緑。これが一本あれば、ほぼ困らない。優等生。価格もリーズナブルで、芯ぶれもしないです。予備にかった、シルバーは色味も気にっていますが、グリップ部分が伸びてしたに少し下がってきました。グレーのグリップだから?ネイビーは前から使っているのに、グリップはピッタリフィットしている。ということで、グリップが黒の方がお勧めかと。

目薬 ロートクール40α 12mL read more